Ik beschrijf hier graag hoe ik te werk ga als ik een nieuwe organisatie leer kennen. Ik vind het belangrijk om niet alleen te luisteren naar jullie noden, maar ook oprecht te zeggen wat ik opmerk tijdens ons gesprek, maar ook daarvóór en daarna. Het is niet de bedoeling dat u zelf gaat bedenken hoe u het beste wordt verder geholpen. Dat mag uiteraard wel, maar dat is niet nodig. Je huurt immers iemand met I.T.-kennis in om advies te krijgen. Dus dat geef ik je graag.
Het traject dat ik doorloop is ruwweg in vijf stappen onder te verdelen, waarbij een groot deel van het traject wordt bepaald door overleg. Zitten we op dezelfde pagina? Worden de problemen aangevoeld door iedereen binnen de organisatie? Hoe voelen de medewerkers zelf de prioriteiten aan?
Maar alles begint natuurlijk met dat eerste gesprek.
Stap 1: kennismaken
Misschien hebt u mij gecontacteerd, of heb ik zelf contact opgenomen. Eigenlijk maakt dat weinig uit. Telefonisch doen we een korte introductie en daarna leggen we een afspraak vast om eens face-to-face met elkaar te praten. Zodra dat gebeurd is, reserveer ik alvast tijd in mijn agenda om eens kritisch te bekijken wat ik van uw organisatie vindt op het internet.
En dan begin ik bij jullie website. Een website heeft een doel en vertelt een verhaal. Je mag niet onderschatten wat het effect is van ‘marketingtaal’ op je website. Mensen zijn daar allergisch aan geworden en herkennen dat onmiddellijk. Klanten vandaag de dag worden vooral gedreven door een oprecht verhaal. Wie je bent en waarom je doet wat je doet. Ik houd dus ook je website tegen het licht met dat in het achterhoofd. Kan ik zelf achterhalen wat jullie graag doen? En krijg ik het gevoel dat dit een gedragen verhaal is door alle werknemers? Of lees ik enkel tekst die een of andere marketeer geschreven heeft?
Mijn voorstel houdt altijd rekening met je huidige website. Aan je huidige website kan immers veel gekoppeld worden waardoor je werknemers slimmer kunnen gaan werken in de toekomst. Vandaar dat ik voorhand dus steeds je website eens kritisch tegen het licht houd en je ongezouten mijn mening daarover geef.
Stap 2: in kaart brengen waar het misloopt
Vaak zegt u meer dan de bedoeling was. Ik luister echt naar wat u zegt, maar ook naar wat u niet zegt. Laat u even subtiel vallen dat sommige werknemers klagen over de stress die ze ervaren? Dat ze verdrinken in het werk?
Dat betekent dan dat er niet alleen nood is aan een nieuwe website, maar ook aan bekijken hoe er nu gewerkt wordt. Waar wordt veel tijd aan besteedt? En wat kan beter? Dat vind ik een echt essentieel onderdeel van mijn dienstverlening!
En natuurlijk doen we dat niet op het eerste gesprek onmiddellijk, maar ik zal wel snel zijn met aangeven waar eventueel mogelijkheden liggen om verbetering aan te brengen.
Als school, bijvoorbeeld, wil je toch meer dan enkel de ouders van nieuwe kindjes informeren over je school? Je wilt dan toch ook interageren met de ouders die hun kind al hebben ingeschreven? Informatie geven over de volgende schooluitstap, foto’s tonen van de knutselnamiddag van de kleinsten? Leerkrachten met een vlotte pen de mogelijkheid geven om die website zelf bij te werken? En nieuwe leerlingen misschien zelfs online laten inschrijven? En hun studiegeld ineens online betalen?
Er zijn tal van mogelijkheden om je eigen werking te gaan optimaliseren en tegelijk het stressniveau bij je collega’s naar beneden te krijgen. Het is een kwestie van dat slim aan te pakken.
Stap 3: een concreet voorstel
Na één of twee gesprekken voel ik me vaak al comfortabel genoeg om een voorstel op papier te zetten. Hoe zie ik het? Wat moet er veranderen en in welke volgorde? Wat is de meerwaarde van elke stap die we zetten? En niet onbelangrijk, hoe veel gaat dat ongeveer kosten?
Ik bezorg u een gedetailleerd voorstel zonder technische mumbo jumbo. Een duidelijk plan waar we naartoe moeten in mijn mening. Via een nieuw gesprek probeer ik u daar in mee te krijgen. Dan kunnen we samen kijken wat de volgende stappen zijn.
Stap 4: het voorstel evalueren
Iets nieuws introduceren in een bedrijf werkt vaak wrevel op bij de collega’s als de oplossing die wordt aangeboden niet gedragen wordt. Daarom is het vaak belangrijk om ook eens in gesprek te gaan met de werknemers. Even aanvoelen hoe zij het ervaren en of ze openstaan voor bv. een nieuw softwarepakket dat hun administratie zou versimpelen.
Soms is ook niet helemaal duidelijk wat er precies moet gebeuren om het probleem op te lossen. Ook dan kan een gesprek met één of meerdere werknemers van de juiste afdeling een goede impuls zijn om een oplossing te bedenken. Mijn bedoeling is altijd om niet alleen een goede oplossing aan te reiken waarmee ik de werkvreugde van uw werknemers opnieuw naar een hoger niveau til, maar ook omdat samen met uw werknemers uit te werken waardoor de oplossing volledig gedragen wordt.
Stap 5: uitvoeren, opnieuw evalueren en bijsturen
Veel IT-projecten falen nadat er heel veel tijd ingekropen is. De vorige stap – in gesprek gaan met collega’s – is de enige stap in het proces die vaak wordt overgeslagen. En laat dat nu net de cruciale stap zijn in het hele proces. Hier staat of valt alles mee.
Dus ook na oplevering is het belangrijk om terug aan tafel te gaan met de dagelijkse gebruikers. Hoe ervaren zij het? Is er een probleem opgelost? Kan het nog beter? Wat moet er bijgestuurd worden?
Dat is een proces dat we een feedback loop noemen. We itereren over de oplossing tot iedereen tevreden is.