Valt een van je werknemers onverwacht (langdurig) ziek? Dat is lastig want de taken van die medewerker zullen dan moeten overgenomen worden door zijn/haar collega’s. Maar zijn die wel zo goed op de hoogte van wat er moet gebeuren? En weten ze überhaupt hoe ze daaraan zouden moeten beginnen? Zulke onzekerheid geeft stress aan iedereen, zowel bij de collega’s als bij de zieke persoon zelf. Maar daar valt gelukkig wat aan te doen.
Wanneer een collega plots langdurig afwezig is, worden vaak de problemen met de werkverdeling in een organisatie bloot gelegd. Vaak zie ik dat werknemers echt nog op hun eigen laptop aan het werken zijn. Zo worden facturen, belangrijke documenten, e-mails, … allemaal op de laptop zelf bewaard. En val je dan plotseling ziek? Dan kunnen je collega’s niet aan die documenten aan. Misschien staat je computer nog op het werk en dan kan je even je wachtwoord doorgeven (ook al is dat écht geen goed idee), maar misschien staat ook alles op je laptop en staat die gewoon bij je thuis.
Als je bedrijf in de problemen komt omdat er iemand afwezig is, dan is dat een duidelijk symptoom van een problematische organisatie in je bedrijf. Het is belangrijk dat je als zaakvoerder, maar ook als medewerker, zo’n problemen tijdig opmerkt en actie onderneemt. Hieronder lees je alvast enkele adviezen die ik telkens geef.
Tijd om centraal te gaan werken
Een centrale manier van werken zorgt ervoor dat iedereen zijn eigen administratie op dezelfde manier doet als de andere werknemers. Alle bestanden worden op een centrale plek gezet waar iedereen aan kan. Best werkt iedereen met dezelfde software zodat een taak makkelijk kan overgenomen worden door collega’s. Zij moeten dan niet tot in de details weten wat je precies deed, maar op z’n minst al een goed idee hebben.
Moet je bijvoorbeeld weten of die ene factuur nu reeds betaald is of niet? En heeft die klant zijn eindfactuur voor dat project al gekregen?
Als je als bedrijf correct werkt, dan hoef je niet te wachten op de facturatieverantwoordelijke voor een antwoord op zo’n vraag. Je gaat dan gewoon zelf even kijken in jullie centraal systeem. Daarvoor hoef je niet te weten hoe de facturatie precies in zijn werk gaat, maar wel welk systeem gebruikt wordt.
Zo’n centraal systeem kan eigenlijk eender wat zijn, maar meestal hebben we het dan wel over een webtoepassing in de cloud. Webtoepassingen zijn programma’s die je opent via je browser (Google Chrome, Firefox, Edge, Internet Explorer, …). Zo kan je je administratie raadplegen van waar je ook bent. Omdat alle gegevens op een centrale plek (op het internet) zijn opgeslagen, is dit uitermate veilig. Stel dat je computer crasht? Geen probleem, want dan neem je gewoon een andere computer en werk je verder. De backups zitten ook standaard bij de meeste softwarepakketten bij zodat je zeker bent dat je data altijd veilig is.
Heeft je bedrijf dus nog geen centrale manier van werken? Dan is het een goed idee om daar nu mee te starten en op zoek te gaan. Ik zoek samen met jou met plezier uit welk softwarepakket voor jouw bedrijf geschikt is. Contacteer me snel!
Zet geen bestanden op je eigen computer
Ik zie het echt nog heel vaak dat mensen belangrijke bestanden gewoon op hun eigen computer zetten. Als die computer dan ooit crasht, gestolen wordt of via de zogenaamde “Ransomware” geblokkeerd geraakt (denk bijvoorbeeld maar aan Picanol), dan ben je ongelooflijk veel gegevens kwijt. Soms gaat dat over onoverkomelijke verliezen voor je bedrijf. Soms gaat dat ook over heel veel persoonsgegevens, en die moet je vanwege de Europese privacyregeling dus ook melden!
Daarom moet je naast je centrale manier van werken ook een manier hebben om je bestanden ergens centraal op te staan. Veel cloudtoepassingen bieden deze functionaliteit al automatisch aan, maar er bestaan ook echt goede tools zoals DropBox of OneDrive van Microsoft. Dit zijn beiden goede (en betaalbare) manieren om bestanden makkelijk te delen met collega’s. De bestanden zelf staan ergens veilig in de cloud, worden daar netjes geback-upt en als een computer verloren gaat of je op verplaatsing echt een document nodig hebt? Geen probleem, want alles heb je nog bij de hand.
Een andere goede oplossing hiervoor is een zogenaamde NAS-schijf. Dat is een harde schijf die ook aangesloten is op het internet. De bestanden blijven dan op die harde schijf staan en blijven dus binnen het bedrijf. Deze harde schijven zijn dankzij hun netwerkverbinding ook aan te spreken vanop verplaatsing (voor de thuiswerkers, bijvoorbeeld).
Conclusie
Zorg dus zeker dat je een goede centrale manier van werken organiseert binnen je bedrijf. Dit kan het algemene stressniveau van je werknemers echt verlagen en tegelijk de kans op dataverlies of fouten echt voorkomen. Dit begint meer en meer een onmisbaar onderdeel van elk bedrijf te worden.
Zorg daarnaast voor een goede, gedeelde locatie voor alle bestanden op te beheren en dwing dat af bij je medewerkers. Bestanden horen niet meer op de eigen computer thuis, maar ergens centraal op een veilige plek.
Zo heb ik twee risico’s gesproken waar je als bedrijf mee te maken kan krijgen. Ik help je om deze risico’s in kaart te brengen binnen je eigen organisatie en leg zo mogelijke pijnpunten bloot. Ik help na mijn analyse met plezier om ze samen met u weg te werken. Contacteer me snel!